育才 職業中專（技工）學校文書檔案管理辦法
第一章
總
則
第一條
為進一步規范文書檔案管理，更好地為領導決策和學校各項工作提供及時有效的檔案信息，根據《中華人民共和國檔案法》和省、市有關檔案的規定，結合學校實際，制定本辦法。
第二條
本辦法所稱檔案是指學校的行政文書檔案和音像檔案。學校行政管理部門是文書檔案管理部門。各部門應指定專人負責做好檔案材料的收集、整理、立卷、歸檔工作，并于次年三月底之前向學校檔案室移交。
第二章
歸檔范圍
第三條
凡是反映學校工作、具有查考利用價值的文件資料，均屬歸檔范圍，主要包括文書檔案和音像檔案。
第四條
文書檔案包括上級機關文件、學校文件、相關單位和非隸屬單位的文件等。
?。ㄒ唬┥霞墮C關的下列文件應予歸檔：
1、上級機關對學校的批示、批復； 2、上級機關需要學校貫徹執行的重要文件； 3、上級機關領導視察、檢查學校工作時的重要批示、講話、題詞等； 4、上級機關轉發學校的文件（包括報紙、刊物內容）。
?。ǘW校下列文件應予歸檔：
1、校長辦公會、黨總支會、黨政聯席會、各類專題會議記錄、紀要； 2、學校印發的（包括轉發及與其它單位聯合印發的）各種正式文件的簽發稿、印刷稿及重要文件的修改稿； 3、學校的請示及上級機關的批復文件、下級部門的請示及學校的批復文件； 4、學校檢查項目部門工作、調研形成的文件； 5、學校領導因公務活動形成的重要文件、電報，及從其它部門帶回與學校有關的文件； 6、學校黨總支、職代會、工會、團組織在工作中形成的重要文件； 7、學校成立、合并、撤銷、更名、啟用印章及組織簡介、人員編制等文件； 8、學校匯總的統計報表和統計分析資料； 9、學校制定的章程、各項規章制度等文件； 10、學校的歷史沿革、大事記、反映學校重要活動事件的文字材料、榮譽獎
勵證書； 11、學校與外商簽訂的協議、合同，及在外事活動中形成的請示、報告、計劃、考察總結、會議紀要、互贈禮品清單、工作往來文件等； 12、學校在法律事務中形成的文件材料； 13、學校與有關單位簽訂的各種合同、協議書等文件材料； 14、學校審計、紀檢、保衛工作中形成的重要文件材料； 15、學校重要固定資產統計表及移交憑證； 16、學校在基建工作中形成的計劃任務書、協議書、憑證、土地證、合同、圖紙、工程預決算、基建財務、竣工驗收說明等文件材料。
?。ㄈW校與其它單位在工作中形成的重要文件。
第五條
音像檔案包括：
?。ㄒ唬W校重要工作及學校領導重大事務活動的紀實照片、錄音、錄像； （二）反映學校概貌的音像資料； （三）學校召開重要會議形成的音像資料； （四）學校領導在國內外重大活動中形成的音像資料； （五）學校重要活動或重大事故形成的音像資料； （六）上級領導授予學校的獎狀、獎旗、獎杯、證書等。
第三章
歸檔要求
第六條
立卷歸檔的文件，應遵循文件形成規律的特點，保持文件材料之間的有機聯系，保證文件齊全、完整、便于保管和利用。
第七條
立卷歸檔的文件一律要求原件，部門需要者可存復印件、復制品。
第八條
立卷歸檔的文件材料種類、份數、頁數均應齊全完整。
第九條
歸檔文件的整理部門一般以每份文件為一件，文件正本與定稿為一件，正文與附件為一件，轉發與被轉發為一件，報表、名冊、圖書等一冊（本）為一件。起草文件、批閱文件不得用鉛筆和圓珠筆，一律用鋼筆或簽字筆。
第十條
文件材料應區別不同情況進行排列。不可分割的文件材料應順序排列，即批復在前，請示在后；正件在前、附件在后；印件在前、定稿在后；重要法規性文件的歷次修改稿順序排列在定稿之后。
第十一條
跨年度的請示與批復，歸檔于批復年度；沒有批復的，歸檔于請示年度；跨年度的總結，歸檔于針對的最后年度；跨年度的規劃、計劃，歸檔于針對的第一年度；跨年度的會議文件，歸檔于會議召開年度。
第十二條
音像資料保證原版原件、圖像清、聲音清晰。
第十三條
音像檔案應加以必要的文字說明，一般包括時間、地點、內容、人物、背景、攝影者等。
第十四條
案卷需要注明標題及保管期限。卷首為卷內文件目錄。卷內文件均應順序排列并在每頁右上角統一編號。卷尾為填寫案卷說明及立卷人簽字的備考表。案卷所有文字均應工整清晰。
第十五條
案卷裝訂應保證結實、整齊、美觀。永久、長期保管的案卷，應用線繩以三孔裝訂。裝訂前應注意文件底邊和裝訂對側的整齊，裝訂線不得壓蓋字跡。
第十六條
文件裝訂時應拆除金屬物，折疊整齊。裝訂線以外有字跡的應加邊，殘破的文件應修補好。
第四章
檔案的管理
第十七條
檔案管理應根據各類檔案的形成內容、保管期限分類登記保管，確保系統化、條理化和標準化，應充分運用計算機網絡技術，逐步實現檔案管理的科學化和現代化。
第十八條
各部門文件材料應按規定立卷、存檔。每年存檔時應履行檔案移交簽字手續，不得無故延期或拒交，如因特殊情況不能按時移交的，須向學校檔案室說明。
第十九條
各部門移交的檔案清單一式兩份，由交接雙方清點無誤后簽字，各存一份。
第二十條
檔案的保管期限原則上分永久、長期和短期。長期為 15-30 年、短期為 1-15 年。保管期限由有關部門負責人確定。一般應遵循以下劃分原則：
?。ㄒ唬┓从硨W校主要職能活動的歷史面貌，對學校、國家建設和歷史研究的有長遠利用價值的檔案列為永久保管，主要包括：
1、學校制定的屬于政策法規性文件；處理重要問題形成的校長辦公會議紀要等文件； 2、年度以上的計劃、規劃，召開重要會議的文件； 3、重要的請示報告、總結、綜合統計報表； 4、機構改革、學校領導任免和干部任免的文件； 5、直屬上級機關印發的屬于學校主管工作并要求貫徹執行的重要文件和批復； 6、非直屬上級機關針對學校主管工作并要求貫徹執行的重要文件等。
?。ǘ┓从硨W校一般工作、活動，在較長時間內對學校工作有查考價值的文
件，列為長期保管，主要包括：
1、一般會議的主要文件； 2、直屬上級機關印發的屬于學校主管工作并需要貫徹執行的一般文件。
?。ㄈ┓彩禽^短時間內對學校有參考利用價值的文件，列為短期保管。主要包括：
1、學校一般事物性的文件材料； 2、上級機關和相關機關發來的非學校主管工作，但要求貫徹執行的文件； 3、下級部門報送的一般工作總結、報告和統計報表等文件； 4、未經上級批復的請示文件。
第六章
附
則
第二十一條
檔案借閱參照學?！稒n案管理辦法》有關規定執行。
第二十二條
本辦法由行政辦公室負責解釋。
第二十三條
本辦法自發文之日起執行。
